Abwesenheitsnotizen im Urlaub: Originell oder peinlich?

Endlich Urlaub, endlich raus. In Niedersachsen beginnen die Sommerferien, weiter südlich geht es in wenigen Wochen los. Die Mitarbeitenden werden dann oft vertreten von ein paar Zeilen Computercode.

Automatische Antworten werden unterschätzt. Statt Kunden Orientierung zu geben, bleiben sie allzu häufig vage oder abweisend: Keine Lösung, keine Alternative weit und breit, dafür ein dringendes Anliegen. Oder würden Sie sonst mailen?

Gerade in der Ferienzeit übernehmen Autoresponder die Kommunikation. Sie informieren über Abwesenheit bei Urlaub, aber auch Krankheit, Elternzeit oder Geschäftsreisen. Doch Standardtexte wirken schnell eintönig – und hinterlassen den Eindruck, das Anliegen sei nicht wichtig. Dabei ist die Abwesenheitsmeldung ein Serviceinstrument. Sie sollte zeigen: Auch wenn niemand da ist, kümmert man sich um Lösungen

Was macht eine gute Abwesenheitsnotiz aus?

Die Nachricht sollte klar, freundlich und nützlich sein. Drei Elemente sind unverzichtbar:

• Konkrete Zeitangaben: Von wann bis wann sind Sie nicht erreichbar? Wann melden Sie sich zurück?
• Klare Alternativen: Wer kann helfen? Wird die Mail automatisch weitergeleitet?
• Verbindliche Rückmeldung: Versprechen Sie, sich nach der Rückkehr zeitnah zu melden.

Ein unpersönlicher Hinweis auf Betriebsferien hilft selten weiter – im schlimmsten Fall suchen Kunden einfach den nächsten Anbieter. Stattdessen sollten Sie Ihren Abwesenheitsassistenten so formulieren, dass er echten Mehrwert bietet.

Die zehn wichtigen Punkte einer professionellen Abwesenheitsnotiz:

• Titel – klar benennen, z. B. „Abwesenheitsnotiz“ oder „Out of Office Message“.
• Anrede und Dank – freundlich und wertschätzend.
• Zeitraum der Abwesenheit – präzise Daten nennen, optional auch den Anlass.
• Vertretung – Name, Kontaktdaten und Erreichbarkeit der Ansprechperson.
• Information zur Weiterleitung – wird die Mail automatisch weitergeleitet oder nicht? An wen?
• Schnelle Reaktion nach Rückkehr – und dieses Versprechen einhalten.
• Bitte um Verständnis – kurze Erklärung reicht.
• Unterschrift – Name und Funktion.
• Signatur – Kontaktdaten für Transparenz.
• Antwortadresse – so einstellen, dass kein Ping-Pong zwischen Autorespondern entsteht.

Vorgaben und Tonalität

Zahlreiche Unternehmen geben Standardtexte vor, um ihren Außenauftritt einheitlich zu halten. Damit wird ein einheitlicher Kommunikationsstil nach intern und extern gewährleistet, der im Idealfall auch das Selbstverständnis und den Markenkern des Unternehmens spiegelt.

Dabei gibt es eine breite Palette an Tonalitäten, die bespielt werden kann – von locker-flockig über seriös bis hin zu elegant-verspielt. Ob locker oder formell – welcher Ton passt, hängt bis von der gelebten Unternehmenskultur ab. Denn Mitarbeitende eines Tech-Startups werden in der Regel in ihrer Abwesenheitsnotiz einen lockereren Ton anschlagen als die Beschäftigten eines alteingesessenen Unternehmens der Versicherungs- oder Bankenbranche.

Dennoch sollten sich Unternehmen grundsätzlich darüber im Klaren werden, wie strikt die Vorgaben für Abwesenheitsnotizen sein und damit zu einer gewissen Unpersönlichkeit führen können. Besitzt der Text für den Autoresponder einen persönlichen, individuellen Touch, kann dies durchaus das Bild eines offenen, kreativen und menschlichen Unternehmens zeichnen und damit unterschwellig sogar zum Employer Branding beitragen – wenn es denn gewünscht ist.

Sonderfälle und Datenschutz

Neben Webmastern sehen auch Datenschützer den Einsatz einer Abwesenheitsnotiz mit gemischten Gefühlen. Besonders wenn darin Telefonnummern und Namen von Vertretungen genannt werden. Ein weiteres Problem: Diese Informationen erreichen jeden, der Ihnen eine Mail schickt, also auch alle Versender von Werbemails, die damit automatisch die Mailadresse verifizieren können.

Automatische Antworten sollten sparsam mit persönlichen Informationen umgehen. Zu viele Details über Reisen oder private Erreichbarkeit können Kriminellen nützen. Stattdessen können Sie Mailadressen verfremden: „vorname.name(at)unternehmen.de“. Outlook-Regeln helfen, Autoresponder nur an bekannte Kontakte zu schicken.